Kompetensi Utama

Layanan


Sosialisasi Pedoman TND dan Bimbingan Teknis E-Takah: Naskah Dinas Elektronik Menuju Pengelolan secara Cepat, Efektif, dan Efisien
Penulis Berita : Humas/And • Fotografer : Humas/And • 29 Sep 2016 • Dibaca : 11500 x ,

Peserta menyimak pemaparan narasumber dari ANRI tentang Pengelolaan Naskah Dinas Berbasis Elektronik

LAPAN menyelenggarakan Sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) dan Bimbingan Teknis E-Takah di Hotel Salak Tower, Bogor, Jawa Barat. Kegiatan berlangsung pada 28-29 September 2016. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian peringatan Hari Keantariksaan dan Hari Ulang Tahun (HUT) ke-53 LAPAN. Rangkaianacara diikuti oleh para pelaksana pengelolaan naskah dinas di seluruh satuan kerja (satker) LAPAN.

Sosialisasi Pedoman TND LAPAN dipaparkan oleh Kepala Bagian Persuratan dan Arsip, Nur Kelana Rosdiani dan Kepala Sub Bagian Persuratan, Fira Malfina. Nur Kelana menyampaikan bahwa pedoman terkait sampai saat ini masih dalam bentuk draft, namun sedang dalam proses pengesahan pimpinan. Untuk itu, pedoman dimaksud disosialisasikan terlebih dahulu ke seluruh pengguna untuk memberikan pandangan garis besar pengelolaan tata naskah dinas di LAPAN dengan aturan baru yang sudah dilakukan pembaharuan. 

“Pedoman ini akan mempermudah pelaksana administrasi di LAPAN dalam mengakses sekaligus mengimplementasikan sesuai arahan yang baik dan benar. Kami sudah melakukan harmonisasi ke beberapa institusi terkait, antara lain lembaga bahasa untuk pemantauan penggunaan bahasa dan susunan redaksional yang tepat,” jelasnya.

Kesempatan ini dipergunakan untuk menampung saran dan masukan mengenai kendala dalam pengelolaan naskah dinas oleh satker. Sehingga diperolehnya sinergi yang baik dalam pengelolaan tata naskah dinas secara terpusat. 

Hari kedua penyelenggaraan, diisi dengan bimbingan teknis (bimtek) e-takah. Bimtek kali ini dipaparkan oleh Taufik Ismail (ANRI). Ia mengenalkan tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), sebagai aplikasi unggulan e-government ANRI. SIKD merupakan sistem pengelolaan naskah berdasarkan pengelolaan naskah secara elektronik. Sistem elektronik sendiri dibangun untuk mendukung kelancaran kegiatan tata naskah agar dapat dikelola dan dapat terdokumentasikan dengan baik, mudah, dan cepat dicari.

“Sekarang ini era menuju elektronik. Sistem pemerintahan pun dilaksanakan menuju e-government, sehingga tata naskah harus siap beralih, dari pengelolaan secara manual menuju basis elektronik. Maka tata naskah LAPAN harus dibenahi,” jelas Kepala Biro Kerja Sama, Hubungan Masyarakat, dan Umum, Christianus R. Dewanto, saat menyampaikan laporan penyelenggaraan. 

Pada kegiatan ini disampaikan, bahwa mengefektifkan e-takah, sama halnya mendistribusikan naskah dinas menjadi cepat ke sasaran. Lain hanya jika dikelola secara manual, maka perlu waktu yang lebih panjang lagi untuk mendistribusikan, sehingga tidak tersampaikan dengan lebih cepat. “Kita ingin sistem kita lebih efisien, efektif, dan lebih baik,” imbuhnya.

Pada pelatihan kali ini, Taufik Ismail menyampaikan SIKD yang berdasar pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik. Dijelaskan bahwa dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirim, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan dan didengar melalui komputer atau sistem elektronik. 

Sistem manajemen dokumen elektronik tersebut dialihmediakan ke dalam format digital maupun perangkat lunak berupa data tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dan lain-lain yang sudah diunggah ke dalam software Dokumen Manajemen Sistem (DMS) tertentu.
Dokumen tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, dan didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik.

Menurut penjelasannya, SIKD adalah aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis. Aplikasi ini bersifat multi user. “Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan menggunakan database MYSQL,” imbuhnya. 

SIKD berfungsi untuk pengaturan struktur organisasi dan pengguna, klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, sampai dengan registrasi surat, penggunaannya, penyusutan, serta pelaporan. “Sampai saat ini sudah ada tujuh belas instansi yang mengimplementasikan aplikasi SIKD ini,” ungkap Taufik.

Pelatihan diakhiri dengan demo pengelolaan naskah secara elektronik dengan mengaplikasikan langsung materi yang diberikan ke dalam sistem naskah elektronik yang sudah dibangun oleh LAPAN. 


Your Comments
No Comments Results.
Comment Form












Please retype the characters from the image below :


Reload the CAPTCHA codeSpeak the CAPTCHA code
 








Related Posts
No Related posts

Kontak kami :
LAPAN
Jl. Pemuda Persil No.1 Jakarta 13220 Telepon (021) 4892802 Fax. 4892815




© 2019 - LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL